Passo a passo para você organizar o setor de cobrança da sua empresa

Confira o passo a passo para você organizar o setor de cobrança da sua empresa: Um dos momentos mais sensíveis na relação com os clientes é certamente a hora de cobrar uma dívida. Afinal, não só é delicado para o profissional ao fazer o contato com esse objetivo, mas também para o cliente que está sendo cobrado.

Contar com uma equipe especializada e bem treinada para realizar essa tarefa é, portanto, essencial para que um eventual mal-estar entre as partes seja minimizado e o objetivo principal seja alcançado. Por isso, neste artigo, vamos apresentar algumas dicas para você organizar o setor de cobrança da sua empresa.

Contar com um setor de cobrança bem-estruturado deve ser uma preocupação de todas as empresas, de pequeno a grande porte. E o motivo é simples: essa área vai lidar diretamente com seus clientes e precisa levar até eles uma imagem positiva da sua marca.Isso vai facilitar tanto o recebimento do que é devido quanto garantir uma boa relação entre ambas as partes, deixando os dois lados satisfeitos com o resultado. Para isso, é preciso adotar alguns procedimentos essenciais, levando conhecimento e ferramentas que ajudem seus profissionais durante o trabalho e oferecendo soluções personalizadas e eficazes para os inadimplentes.

Passo a passo para organizar o setor de cobrança da sua empresa

Conhecimento deve ser a base para processos bem-sucedidos e isso se aplica em vários segmentos:  dos treinamentos até o uso correto de ferramentas como apoio. Para você entender melhor, vamos explicar as três principais ações para organizar a cobrança da sua empresa. Confira!

Treine uma equipe

Manter-se atualizado e desenvolver técnicas inovadoras é importante em qualquer setor, e com o de cobrança não é diferente. Treine sua equipe para que ela tenha as habilidades necessárias para abordar os clientes, consiga lidar com situações adversas e ofereça soluções que beneficiem ambos os lados. Tenha sempre em mente que uma equipe bem treinada é a base do seu sucesso!

Mantenha um cadastro dos clientes

Conhecer o cliente é fundamental para o crescimento da empresa e isso inclui o relacionamento com ele em todos os aspectos. Afinal, os clientes são peças importantes para o aperfeiçoamento do portfólio, por exemplo. No caso da cobrança, é preciso saber com quem se está lidando para que as melhores alternativas sejam oferecidas, além de personalizar o atendimento.

É importante diferenciar aquele cliente que atrasou o pagamento porque está passando por algum problema daquele que atrasa com recorrência. Um cadastro atualizado proporciona uma visão ampla de cada um, facilitando a negociação.

Escolha as ferramentas para contato

Com os avanços tecnológicos surgiram ferramentas que permitem um melhor contato com os clientes, tornando-se verdadeiras aliadas também na cobrança. Este é o caso do e-mail, do SMS e do WhatsApp, por exemplo.

Com elas, sua equipe pode enviar mensagens para lembrar o vencimento de alguma fatura e conferir se está tudo certo com o cliente. Mas cuidado! É essencial saber os limites e não tornar esse contato desagradável e inconveniente.

Como uma assessoria de cobrança pode ajudar

Embora seja extremamente importante, organizar e manter uma equipe de cobrança não é uma tarefa fácil e exige um constante investimento para que os colaboradores estejam sempre atualizados e bem treinados, como acabamos de verificar.

Dessa forma, uma excelente alternativa para os empreendedores é contar com uma assessoria de cobrança, pois esse serviço oferece equipes altamente capacitadas para lidar com diferentes situações e oferecer as soluções mais adequadas para os clientes e para a sua empresa.Esses profissionais trabalham em duas frentes: a cobrança simples e a terceirizada. A primeira é direcionada para os clientes cujas faturas ainda não venceram. O objetivo é, portanto, lembrá-los sobre o vencimento e conferir se tudo está certo para que o pagamento seja efetuado.

Essas ações são importantes porque muitas vezes acontecem imprevistos e os clientes precisam de um prazo maior, por exemplo. Uma abordagem bem feita neste momento pode aumentar o grau de satisfação de seu cliente a ponto de estreitar ainda mais o relacionamento entre vocês e ele se tornar fiel à sua empresa.

A cobrança terceirizada, por sua vez, entra em ação para negociar com os inadimplentes, ou seja, os clientes que já estão devendo. Isso mesmo, a palavra aqui é negociação. Dessa forma, os profissionais vão conversar com o cliente para descobrir o motivo da inadimplência e buscar uma alternativa para que ele possa quitar a dívida.

É importante ressaltar que esse método tem como principal objetivo fazer com que a empresa receba o valor ao qual tem direito, mas sem prejudicar o cliente, deixando-o com o nome sujo. Essa medida mostra ao cliente que a sua empresa se importa com a situação ele, de modo que a possibilidade de ele realizar novas compras no futuro é maior.

As vantagens contratar uma assessoria de cobrança para sua empresa

Como falamos, uma boa equipe de cobrança precisa de investimento, de modo que terceirizar esse serviço proporciona inúmeras vantagens para sua empresa, dentre as quais podemos citar a economia.Isso porque ao contratar esse serviço, você garante que profissionais cuidem dos processos, sem precisar se preocupar com a folha de pagamento e com o treinamento deles para que estejam sempre atualizados em relação às melhores técnicas de negociação, por exemplo.Além disso, tem a questão da sazonalidade. Em alguns períodos, a inadimplência pode aumentar ou diminuir, deixando sua equipe sobrecarregada ou ociosa, respectivamente.

Uma assessoria de cobrança evita essa situação e proporciona ainda mais qualidade para o atendimento.Quer descobrir como otimizar a cobrança da sua empresa e ter o apoio de profissionais altamente especializados nessa tarefa? Então entre em contato com nossa equipe! Estamos à disposição para ajudá-lo.