Entenda por que ter um setor de cobrança é necessário na empresa
Por que ter um setor de cobrança na empresa? Essa pergunta é muito comum entre gestores de empresas dos mais variados segmentos. Diante de tantos custos operacionais, por que não otimizar uma equipe e evitar os gastos com um setor específico para atividades relacionadas à cobrança? A resposta é simples: trata-se daquele tipo de economia que não podemos classificar como eficaz ou inteligente. E os motivos nós vamos expor neste artigo.
Antes de tratarmos sobre a cobrança, porém, temos de entender as razões pelas quais não se pode delegar a função de uma área da empresa a uma outra considerada correlata.
Veja o caso, por exemplo, do setor de gestão de pessoas. Os colaboradores que trabalham lá têm uma boa noção de texto, normalmente possuem facilidade de lidar com materiais de divulgação (afinal, são eles que promovem as vagas), têm o contato de todos os funcionários e o domínio das ações que estão sendo tocadas.
O caso é que, diante dessas aptidões e conhecimentos, essa equipe poderia se responsabilizar pelo endomarketing, certo? E se a comunicação interna está absorvida, por que não acumular a externa? Se a publicidade, por sua vez, está incorporada, por que não adicionar a assessoria de imprensa?
Se você pensa que está ok conduzir as coisas dessa forma, saiba que é preciso uma mudança radical de conceitos. Primeiramente porque essa equipe ficaria absolutamente sobrecarregada e desestimulada. E se o RH estiver exausto, como garantir que todos os colaboradores, dos quais eles são responsáveis, também estejam animados?
Além disso, quem é graduado em gestão de pessoas não tem a técnica necessária para absorver um trabalho de marketing, interno ou externo. O marketing tem conhecimentos muito específicos que, se não trabalhados corretamente, podem gerar uma publicidade às avessas e manchar a imagem da sua empresa.
Isso sem falar na assessoria de imprensa, que nem é marketing, mas trabalho jornalístico! As duas iniciativas ― publicidade e assessoria ― até podem fazer parte de uma mesma equipe de comunicação, mas jamais serem absorvidas pelo setor de gestão de pessoas!
Deu para entender por que não se pode delegar a função de uma área para a outra, não é verdade? No caso da cobrança essa regra também se aplica: ela não pode ser realizada por outra equipe, mesmo que esteja integralmente envolvida no aspecto financeiro da empresa. Vamos entender por quê!
A cobrança acontece depois da venda e antes da contabilidade
Esse título aí em cima é só para situá-lo da primeira razão para não misturar os papéis. Se está sendo necessário cobrar, é porque algo já foi vendido, então não é mais atribuição da equipe de vendas. E se o dinheiro não entrou ainda, não é responsabilidade nem da contabilidade, nem do financeiro. Portanto, a cobrança está entre esses dois momentos.
E por que quem vendeu não pode cobrar? Bom… porque há diferenças em relação às ferramentas e às técnicas, como o próprio tom do diálogo. A venda está em outro contexto, que pode até ser difícil, mas não chega a ser delicado ou constrangedor. Afinal, bons pagadores, em situações adversas, podem estar muito mal com toda essa situação.
Se a cobrança estiver acontecendo antes da inadimplência, então, uma má condução pode ser ainda mais desastrosa, porque é capaz de dar a impressão que a sua empresa está desconfiada da índole do cliente. É preciso fazer tudo com muita inteligência, perícia, experiência e dedicação integral para não trocar os pés pelas mãos.
Diante disso, observamos outra razão para não misturar as atividades: é necessário dedicação exclusiva a essa atividade. Quem vende, ao cobrar, estará perdendo tempo de argumentar com novos prospects ou fechar um acordo que estava já bastante adiantado. Logo, é jogar contra os seus resultados.
Da mesma forma, o financeiro e a contabilidade podem ser prejudicados. Com a sobrecarga de tarefas, prazos correm o risco de serem perdidos, o que causa descompasso no seu caixa, ou pior: débitos fiscais que geram multas e outros incômodos. Não vale correr esse risco!
De novo a pergunta: por que ter um setor de cobrança?
Uma equipe específica para essa atividade oferece mais produtividade aos outros setores. As metas de venda ganham potencial para serem mais ousadas porque os profissionais que atuam nesse trabalho não terão que acumular outros afazeres.
Contabilidade e finanças, áreas sensíveis para qualquer empresa, se concentrarão em suas obrigações. Marketing talvez não tenha o faro de negociação necessário e um profissional avulso de outra área muitas vezes não têm perfil para carregar consigo a resiliência indispensável para fazer a cobrança com qualidade.
Apesar dessas questões, o custo de um setor exclusivo não deve ser ignorado. Você deve pensar nesse aspecto sem dúvida nenhuma. Até porque a otimização é uma preocupação legítima de qualquer gestor. Porém, resolver isso é mais prático do que parece. A solução é buscar no mercado uma assessoria de cobrança.
Ao terceirizar essa a cobrança empresarial, todos os seus colaboradores estarão focados na sua atividade-fim, trabalhando incansavelmente para buscar os resultados que o seu negócio merece. A preocupação em cobrar, neste caso, recai sobre uma empresa especializada, qualificada e preparada para tratar dessa necessidade.
Além de fazer a cobrança de inadimplentes com o cuidado de manter as portas abertas, promover mais aproximação com seus contatos e preservar a sua imagem, é possível acompanhar os clientes antes do vencimento, antecipando-se a eventuais dificuldades e impedindo atrasos no pagamento.
Assim, você otimiza as suas equipes e não tem o custo fixo de folha de pagamento que naturalmente ocorreria na implantação de uma equipe de cobrança, além, é claro, dos equipamentos que seriam necessários para executar esse trabalho.
Esperamos que este artigo tenha sido esclarecedor.
Caso você queira conhecer soluções financeiras capazes de auxiliar no pagamento de um serviço como esse, de cobrança, entre em contato com a Valorem e veja o que temos a oferecer!