Como implantar uma cultura de redução de despesas na sua empresa

Cultura é algo que precisa ser construído, não imposto. É necessário haver uma compreensão de que determinadas atitudes são positivas e, a partir disso, incorporá-las à rotina. Essa é a melhor maneira, por exemplo, de estruturar um plano de ação para redução de despesas na empresa. Ou seja, quando essa atitude se torna algo cultural, os resultados são melhores.Mas isso, logicamente, não acontece da noite para o dia. Como dissemos, não é imposição, são rotinas, atitudes e processos que transformam a realidade de um negócio. Tampouco limita-se a apagar as luzes, fechar as torneiras e economizar no uso de papéis. Essas são, naturalmente, atitudes que ajudam, mas uma cultura de redução de despesas exige uma abordagem mais abrangente.E é justamente sobre isso que vamos tratar aqui: como implantar uma cultura de redução de despesas na sua empresa? O que é necessário? Por onde começar? Quem envolver? Siga com a gente e entenda.

O processo para a construir uma cultura de redução de despesas

Para começar, você precisa estabelecer dois parâmetros: primeiro, onde você quer chegar. Segundo, o que você precisa para chegar até lá. Imagine uma viagem: qualquer planejamento vai exigir que você defina o destino e o melhor caminho para chegar até ele. Conhecer esse caminho é fundamental para que se opte pela rota mais segura, rápida, econômica e agradável.Sem esses primeiros movimentos, não há sentido em qualquer trabalho. Na empresa, portanto, a primeira etapa é saber o que se pretende alcançar. A partir disso, é necessário mapear a estrutura de despesas (quais são fixas e quais são variáveis?), a situação contábil, a realidade de cada centro de custos, entre outras informações.Se existir um sistema ERP, melhor ainda, porque esses números estarão registrados lá de forma organizada e confiável. Este, aliás, é um recurso essencial para que você tenha total ciência da realidade do seu negócio.De posse de todos esses dados, é necessários compilá-los em relatórios gerenciais, capazes de permitir à sua empresa acompanhar suas principais métricas. Nesse ponto, o DRE (Demonstração do Resultado de Exercício) é um recurso importante. Com tudo isso, será possível ter uma exata noção da realidade do negócio e de como ele está diante do mercado.Mas por que tantos números se para cortar despesas basta simplesmente parar de gastar? Essa pode ser uma pergunta que você está se fazendo neste momento, e é legítima. Porém, a realidade é que decidir parar de gastar sem critérios não é seguro. Você pode acabar cortando recursos de áreas essenciais, diminuindo a capacidade de investimento e a qualidade de produção.Então, tudo precisa ser feito com responsabilidade antes de decidir qual área pode sofrer algum corte, seja de orçamento, seja pessoal. E mais: a cultura de redução de despesas não significa apenas gastar menos. Ela envolve rever processos, reestruturar práticas e repensar rotinas. Mas nada disso pode ser feito com qualidade se não existir um profundo conhecimento da situação do negócio.

Depois de reunir as informações, a prática

Agora chegou a hora de usar todas essas informações. O ideal é que um pequeno grupo, formado pela diretoria e os gestores de cada área, defina um calendário de reuniões para acompanhar todos os dados coletados e definir um plano de ação para mudanças de processos e melhorias no padrão de gastos.Os relatórios devem servir para discutir atitudes concretas, não para apenas conhecer os dados. É essencial que todos estejam abertos à necessidade de alterar a forma de trabalhar e procurem, com sinceridade, pensar na melhor forma de reconduzir as rotinas nas suas áreas de trabalho. Conforme as mudanças forem acontecendo, os dados vão sendo analisados para conhecer o impacto de cada ação.Após a definição das novas práticas, chegou o momento de elaborar o orçamento para o próximo período. Considerando as mudanças de atitudes propostas e implementadas gradualmente, e tendo ciência de que esta é uma fase de remodelação do negócio, um caminho interessante é adotar um orçamento base zero. Com ele, desconsidera-se os períodos anteriores e um novo é projetado com base naquilo que efetivamente é essencial para as operações. Aqui no blog nós já explicamos em detalhes como funciona o orçamento base zero, vale a pena conferir!Paralelamente a esses esforços, e sabendo que a reorganização da empresa já está em andamento desde o início das reuniões com os gestores, todas as equipes devem ser convocadas a aderir a esse novo desenho do negócio. Os colaboradores vão perceber a otimização dos times, a redistribuição de funções, a fusão de setores, a mudança de rotinas, entre outras atitudes que já deverão estar acontecendo.Agora, porém, é a hora de envolvê-los, explicando que essa nova estrutura busca realmente implantar uma cultura de redução de despesas e que tudo tem sido feito tendo esse foco. É fundamental, ainda, explicar que esse pensamento tem objetivos bem claros e, até que eles sejam alcançados, a maior margem de lucro conquistada com esse empenho se reverterá em benefícios.Esses benefícios podem incluir uma melhor remuneração, bônus, resultados mais interessantes na Participação de Lucros e Resultados (PLR), melhoria no ambiente de trabalho, promoções, entre outras vantagens a serem apresentadas conforme for a realidade da sua empresa.

Informação e outros pequenos gestos para o resultado ser grande

Como mencionamos, a cultura de redução de despesas envolve atitudes abrangentes, mudanças estruturais. Porém, as pequenas ações do dia a dia também são vitais para que esse gesto se transforme em cultura de fato, não apenas em um replanejamento.Dentre os pequenos gestos, destacam-se o uso consciente dos bens da empresa (café, papel, energia elétrica e água, por exemplo) a renegociação com os fornecedores, a substituição de algumas viagens por conferências em vídeo, entre outras ações.Esperamos que este artigo tenha sido útil para você. Compartilhe com seus colegas de trabalho para iniciar hoje mesmo as ações de redução de despesas! E caso tenha alguma dúvida, é só falar com a gente ou deixar o seu comentário no espaço abaixo. Estamos sempre à disposição para conversar e ajudar!