Há um momento na trajetória de toda empresa em que se identifica a necessidade de cortar custos. E nem sempre isso tem a ver com uma eventual dificuldade financeira. Pode ser a percepção de que o padrão de gastos precisa ser mais enxuto, ou talvez sinta-se a necessidade de poupar para fazer um grande investimento mais tarde, ou ainda diante da projeção de um momento pouco favorável para a economia. Seja qual for o motivo, o orçamento base zero pode ajudar.

Isso porque decidir qual torneira da empresa deve ser fechada nem sempre é uma decisão fácil. A maneira mais prática de fazer isso é começar literalmente do zero, definindo novos padrões orçamentários para as diferentes áreas do negócio tendo como base o mínimo necessário para que as operações possam existir.

Ficou difícil entender este conceito? Fique tranquilo! É bem verdade que ele é um tanto complexo de ser posto em prática, mas entendê-lo não é um bicho de sete cabeças e pode ser uma solução muito bem-vinda caso o seu negócio esteja necessitando fazer uma reestruturação. Então, siga com a gente!

A diferença do orçamento comum e do orçamento base zero

Para desenvolver as operações com profissionalismo e organização, é comum que as empresas elaborem seus orçamentos, normalmente, numa frequência anual. Como de hábito, ele considera o período anterior e corrige os valores com base no planejamento estratégico (metas de crescimento ou redução da produção em algumas áreas) e nos reajustes dos contratos com fornecedores.

Claro, estamos falando de modo bem grosseiro, pois são muitas variáveis que compõem o orçamento, mas a regra geral é que os gastos passados sirvam de base para estabelecer um padrão para o ano seguinte. 

No orçamento base zero a lógica não é essa.

Acontece que, ao elaborar o planejamento com base no conceito de orçamento base zero, o histórico de gastos da sua empresa é desconsiderado. Tudo, então, é pensado do zero, de modo que seja previsto apenas o mínimo indispensável para as operações acontecerem. A ideia é atender ao máximo de clientes com o mínimo de recursos. Tudo que fugir desse mínimo é incremento. 

Vale ressaltar, porém, que o orçamento base zero não trabalha com uma realidade de privações extremas. O trabalho, é verdade, parte desse mínimo, mas tudo o que for preciso para que as atividades funcionem adequadamente, para que novos produtos sejam lançados e novos clientes sejam incorporados, pode ser adicionado. Isso, contudo, exige muita discussão.

É o que veremos agora.

Como elaborar o orçamento base zero

O orçamento base zero começa com um treinamento para as lideranças que estarão envolvidas nesse processo. O objetivo é apresentar o conceito, a importância dele e o porquê de a empresa estar adotando essa metodologia. Neste momento, é fundamental deixar claro a importância do comprometimento e honestidade de todos para que os resultados sejam os melhores possíveis.

Isso acontece porque, naturalmente, muitos líderes têm apego aos seus projetos e nem sempre vão conseguir propor um orçamento realista, que esteja dentro das regras do conceito. Assim, é indispensável que as lideranças estejam empenhadas em fazer acontecer, mostrando os ganhos que todos têm a acumular quando a tarefa resultar numa reestruturação bem-sucedida.

Conscientizados, é hora da apresentação dos orçamentos setoriais. Como dissemos, esses números precisam considerar apenas o mínimo necessário para o funcionamento da empresa. Por exemplo: uma loja de sapatos precisa da área de vendas e do financeiro, basicamente. O setor de zeladoria e segurança, neste cenário, não terá orçamento a apresentar, pois não é indispensável para vender sapatos.

Apresentados os orçamentos iniciais, chegou a hora dos incrementos. O RH, que não estava nos setores essenciais, terá que convencer os colegas a acrescentarem o seu setor no orçamento, apresentando os projetos e defendendo eles. Assim também deve acontecer com a zeladoria e segurança, marketing e demais áreas.

Desse modo, a empresa elabora um novo orçamento, sem olhar para o que já estava sendo praticado, e trabalha com o mínimo possível, apenas com alguns adicionais para manter sua excelência e qualidade na prestação de serviços.

Prós e contras do orçamento base zero

O principal benefício do orçamento base zero é, sem dúvida, a oportunidade de descobrir excessos, cortar regalias que foram naturalmente incorporadas à empresa e tirar a equipe da zona de conforto, estimulando a empresa inteira a repensar o negócio. Isso permite observar a possibilidade de terceirizações, enxugamento de equipes, fusão de setores, otimização de processos e troca de fornecedores.

Entretanto, com certeza é uma atividade de consome tempo e exige investimentos para ser implantada. O treinamento, por exemplo, é indispensável para que tudo dê certo. E o fator tempo, você sabe, é sinônimo de recursos. Fazer com que as lideranças se empenhem no levantamento de informações para fazer um orçamento honesto exige dedicação e horas de trabalho.

Nesse esforço por buscar o mínimo necessário, outro cuidado é ser criterioso com o corte de gastos. Levar muito à risca essa filosofia pode prejudicar setores fundamentais para o desenvolvimento de uma empresa e que não têm, na maior parte das vezes, um argumento sólido para levar uma fatia dos recursos. Um exemplo é a área de desenvolvimento e planejamento, que quase sempre precisa de um voto de confiança até apresentar uma solução rentável.

Por essa razão, o orçamento base zero é uma solução interessante, indispensável em momentos de necessidade ou reestruturação organizacional, mas nem por isso é o melhor recurso a ser buscado todos os anos. 

O ideal é estabelecer períodos em que ele será refeito para impedir que as “gordurinhas” e vícios orçamentários não se acumulem por tempo demais. Nos outros anos, a empresa volta a fazer o orçamento comum, que é mais prático e rápido.

E se nesse intervalo de tempo for necessário adotar ações para otimizar recursos e melhorar resultados diante de uma situação adversa, existem soluções no mercado capazes de dar o fôlego necessário à sua empresa. 

Esperamos que o conceito de orçamento base zero tenha ficado claro para você. Caso ainda tenha alguma dúvida, fique à vontade para entrar em contato conosco ou deixar o seu comentário no espaço abaixo. E você já sabe: precisando de soluções financeiras ou investimentos para melhorar a capitalização da sua empresa, conte com a Valorem! Estamos sempre à sua disposição!

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