A resposta é: tudo! O eSocial é um sistema por meio do qual os empregadores passarão a comunicar ao governo, de forma unificada, as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias dos trabalhadores, como vínculos empregatícios, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, entre outros. O programa foi lançado em 2014 e desde lá passou por várias modificações, tanto em relação aos quesitos mais técnicos quanto em relação à data em que entrará em vigor.
Porém, agora, todas as questões envolvendo o eSocial já foram resolvidas e seus prazos estão oficializados. Então, que tal fazermos uma revisão geral dos principais pontos que envolvem essa obrigatoriedade? Neste artigo, vamos detalhar o que é o eSocial, as penalidades para quem não cumprir o que determina a legislação e o cronograma divulgado em 29 de novembro de 2017 pelo Comitê Gestor do programa. Acompanhe!

O que é o eSocial

O eSocial é um programa do governo que integra o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Seu objetivo é padronizar a transmissão, a validação, o armazenamento e a distribuição das obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias dos trabalhadores. Com ele, os empregadores não vão mais entregar formulários e declarações em papel e fazer a duplicação de documentos para entidades diferentes. As empresas vão gerar um arquivo eletrônico e enviar para o Portal do eSocial. Nesse ambiente, as instituições envolvidas no programa — Caixa Econômica Federal, Receita Federal, Ministério do Trabalho, Secretaria da Previdência Social e INSS — podem buscar as informações que cabem a cada uma delas.
Por meio do Portal, os empregadores passarão a comunicar, de forma unificada, essas 15 obrigações:

  • GFIP  –  Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
  • CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
  • RAIS – Relação Anual de Informações Sociais
  • LRE –  Livro de Registro de Empregados
  • CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
  • CD –  Comunicação de Dispensa
  • CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
  • PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
  • DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
  • DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
  • QHT – Quadro de Horário de Trabalho
  • MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
  • Folha de pagamento
  • GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
  • GPS – Guia da Previdência Social

Para além da parte técnica, o que podemos destacar em relação ao eSocial é o impacto que ele pode causar na maneira como as empresas lidam com as informações dos funcionários no dia a dia, pois altera práticas trabalhistas já consolidadas na rotina corporativa, apesar das leis deixarem bem claro o que deve ser feito e como. Podemos destacar como exemplo os casos de admissão e demissão, que precisarão seguir corretamente os prazos previstos na legislação.

Penalidades que envolvem o eSocial

Em princípio, ainda não há uma lei que fale especificamente sobre a aplicação de penalidades às empresas que não usarem o eSocial. Até o momento, o Comitê Gestor orienta que é necessário aguardar as definições dos órgãos competentes sobre o assunto. O que podemos adiantar é que, de acordo com uma minuta da portaria interministerial, as empresas que não enviarem os eventos previstos pelo eSocial ficam impedidas de obterem a certidão de prova de regularidade fiscal perante a Fazenda Nacional e o Certificado de Regularidade do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (CRF). A falta desses documentos deixa a empresa irregular.
Outro ponto que merece destaque é que o eSocial não faz alterações nas legislações trabalhista, previdenciária e fiscal. Porém, ele obriga que os empregadores cumpram os prazos estabelecidos nas leis com mais rigor, pois, como se trata de um processo automatizado, não há mais brechas para o famoso “jeitinho brasileiro”. Por isso, quem não entregar as informações dentro do período determinado estará sujeito às penalidades previstas na legislação específica.
Ainda é preciso ter atenção com mais um questão para que a empresa não tenha prejuízos: a verificação das informações que estão sendo enviados ao eSocial. Dados incompletos ou errados e omissões, mesmo que não intencionais, podem gerar multas.

Cronograma de implantação do eSocial

Como falamos lá no início do texto, o cronograma oficial do eSocial foi divulgado em novembro e veio com novidades: foi dividido em etapas, conforme o porte das empresas, e cada uma delas foi desmembrada em fases. A adoção deste modelo, segundo o Comitê Gestor, é uma maneira de garantir um início de trabalho mais tranquilo e uma adaptação das empresas ao programa sem atropelos. Confira como ficou o faseamento:

Etapa 1 – Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões:

Fase 1 – Janeiro/2018: Envio das informações relativas às empresas, ou seja, os cadastros do empregador e as tabelas;
Fase 2 – Março/2018: As empresas são obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos;
Fase 3 – Maio/2018: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento;
Fase 4 – Julho/2018: Inicia a substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada;
Fase 5 – Janeiro/2019: Devem ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.

Etapa 2 – Demais empresas privadas, incluindo Simples, MEIs e pessoas físicas que possuam empregados:

Fase 1 – Julho/2018: Envio das informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas;
Fase 2 – Setembro/2018: As empresas são obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos;
Fase 3 – Novembro/2018: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento;
Fase 4 – Janeiro/19: Inicia a substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada;
Fase 5 – Janeiro/19: Devem ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.
Possivelmente o setor de gestão de pessoas da sua empresa está a par do eSocial e já deve ter iniciado as ações de adequação. Se você ainda não viu qualquer movimentação nesse sentido, oriente os profissionais a se inteirarem sobre o programa. O governo tem um site completo sobre o assunto, com todas as informações que você precisa. É só clicar aqui e conferir! O mais importante é deixar tudo organizado para um início de trabalho tranquilo, evitando correrias e até prejuízos financeiros no futuro.

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