Centros de custos são fatias do orçamento da empresa destinadas às diferentes áreas dela. É um modelo que garante autonomia a cada setor ao mesmo tempo em que permite um controle melhor dos custos e despesas. Mas você sabe quais são os benefícios em trabalhar dentro dessa lógica? É o que vamos entender agora!

Por que trabalhar com centros de custos

Toda empresa que realiza um bom planejamento estratégico prevê, um ano antes, as demandas, as projeções e os objetivos do negócio no período seguinte. A questão-chave, porém, é que essa realidade muda diante da dinâmica do mercado. Clientes podem sair sem que outros entrem no lugar, alguma crise pode estourar ou, ao contrário, o volume de trabalho pode aumentar.

Assim, não é raro que muitos tirem do radar o horizonte desenhado com antecedência para adequar as contas à realidade. Para organizar melhor os trabalhos, os centros de custos podem ser bem aproveitados, já que a responsabilidade por investimentos específicos fica a critério de cada setor.

Só para você ter um exemplo: imagine que a sua empresa previu um quadro de estabilidade na demanda de um ano para outro. Assim, o volume de produção, de vendas, de manutenção e de matéria-prima, conforme a projeção, deve se manter nos mesmos patamares já praticados. 

Só que, com o avançar do tempo, verificou-se uma melhora no mercado. Para atender adequadamente aos clientes, a produção cresceu, o que exigiu novos colaboradores, exigindo mais treinamento. As máquinas começaram a operar por mais tempo, o que exigiu mais manutenções e o custo com a compra de matéria-prima, naturalmente, também cresceu.

Numa situação assim, que promove empolgação, fica fácil extrapolar o orçamento contando com o dinheiro a mais que vai entrar e que não estava orçado. Entretanto, essa atitude não é a mais adequada. O melhor mesmo seria evitar que os custos e despesas tivessem que crescer tanto, porque isso ampliaria a margem de lucro.

Contudo, como é possível fazer frente ao aumento de demanda sem ter que direcionar mais dinheiro para as operações? Um caminho é implementar os centros de custos! Com eles, a empresa compartilha responsabilidades e delega aos setores da empresa a autonomia para gerenciar seus orçamentos. Dessa forma, o dinheiro fica mais controlado.

É claro que, no caso do exemplo que apresentamos, mais pedidos e mais clientes podem inflacionar os centros de custos. Mas mesmo assim é possível controlar de uma forma organizada. 

São três opções possíveis: em uma, o financeiro da empresa pode assumir alguns custos de maneira planejada como forma de auxiliar os setores. Outra é suplementar os centros de custos com uma pequena quantia a mais, considerando o cenário. E a terceira possibilidade é liberar mais dinheiro somente quando (e se) a situação apertar e não for possível fazer tudo com o que se tem disponível.

Como organizar os centros de custos

Para começar, você precisa entender como se classificam os centros de custos. Eles podem ser produtivos e não produtivos. Os primeiros estão relacionados às áreas ou projetos que produzem receita, como a produção e vendas. Ainda que elas também tenham despesas, são as que fazem o dinheiro entrar. Aqui, é importante que o resultado seja predominantemente positivo, de lucro.

Os não produtivos, por sua vez, não têm impacto direto nas receitas da empresa, apresentando apenas despesas na maioria das vezes, como o jurídico e o RH. Mas atenção: isso não significa que um centro de custos é mais importante que outro. Diferenciá-los ajuda apenas a saber o que esperar de cada um e como fazer o planejamento estratégico.

Após saber o que esperar de cada centro de custos, é hora de criá-los. Uma possibilidade é defini-los por projetos. Então, em uma fábrica de móveis, por exemplo, pode haver o centro de custos dos responsáveis para a fabricação das cadeiras, outro para as mesas e outro para os armários. A outra forma é organizar por áreas: o centro de custos do RH, do marketing e outro da produção.

A definição dos recursos que serão alocados para cada centro de custos deve constar no planejamento estratégico e decidido alguns meses antes do período em exercício. Quer dizer, em meados de outubro de um ano você planeja o ano seguinte a partir de janeiro. Os valores devem considerar as necessidades e responsabilidades do setor, que precisam obedecer regras estabelecidas.

Por exemplo: quais serão os custos do centro de custos e o que vai sair do financeiro da empresa, da conta geral? Essa pergunta é importante porque você pode determinar, por exemplo, que até salário dos colaboradores seja debitado do centro de custos para o qual ele foi contratado. 

Mas há também o cenário que o centro de custos financia apenas ações específicas, enquanto as responsabilidades estratégicas e operacionais ficam a cargo da gestão da empresa mesmo. As regras, portanto, vão depender do nível de responsabilidade que se pretende oferecer a cada área.

O centro de custos e a gestão financeira

Como você pôde perceber, definir centros de custos na empresa pode ser um recurso muito eficaz em favor da gestão financeira. Contudo, caso o seu negócio ainda esteja na fase de encontrar soluções para garantir estabilidade financeira, saiba que existem algumas ferramentas no mercado capazes de auxiliar nesse desafio.

Ajustar as contas é o primeiro passo para permitir que os centros de custos funcionem de maneira tranquila e eficaz. De nada adianta implementar essa lógica se a sua empresa tem dívidas grandes, opera quase sempre no aperto ou tem dificuldades de organizar as contas mesmo no modelo padrão de gestão.

O melhor, nesse caso, é colocar tudo em ordem e depois pensar em estratégias que qualifiquem a administração empresarial. 

Como dissemos, depois que tudo estiver tranquilo, aí sim, considere aplicar a lógica de centro de custos. 
Esperamos que as informações que trouxemos aqui tenham sido úteis para você. Em caso de dúvidas, fique à vontade para falar com a gente ou deixar o seu comentário no espaço abaixo. E não esqueça de compartilhar este artigo com seus colegas!

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